Ochrana osobních údajů

I. Správce osobních údajů

1.1. Správcem osobních údajů ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR"), je:

1.2. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), neboť tato povinnost se na něj nevztahuje.

1.3. V případě jakýchkoliv dotazů nebo žádostí týkajících se zpracování osobních údajů nás kontaktujte na e-mailu info@pixtrio.cz. Odpovídáme obvykle do tří pracovních dnů, nejpozději do jednoho měsíce.

II. Jaké údaje zpracováváme

2.1. V souvislosti s činností správce zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

Identifikační a kontaktní údaje kupujícího

• jméno a příjmení,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo (pokud je uvedeno),
• fakturační údaje (pouze pokud kupující výslovně požaduje vystavení dokladu na jiný subjekt).

Údaje o objednávce a platbě

• obsah objednávky (vybrané produkty, množství, ceny),
• datum a čas objednávky,
• informace o úspěšnosti platby (platba samotná probíhá u platební brány, čísla karet ani bankovní účet kupujícího neuchováváme).

Identifikace fotografované osoby

• jméno a příjmení dítěte,
• tým, třída, oddíl nebo turnus, do kterého dítě patří.

Fotografie a podobizny

• fotografie pořízené v rámci sjednaného focení (skupinové i individuální snímky),
• úpravy a retuše těchto fotografií pro účely výroby produktů.

Komunikace

• obsah zpráv zaslaných prostřednictvím kontaktního formuláře nebo e-mailem,
• záznamy o reklamacích a jejich vyřízení.

2.2. Správce nezpracovává tzv. zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje) ve smyslu čl. 9 GDPR.

III. Účely a právní základ zpracování

3.1. Osobní údaje zpracováváme pro následující účely a na následujících právních základech:

Plnění kupní smlouvy

Vyřízení objednávky, výroba fotografických produktů, jejich dodání a vystavení dokladu o zaplacení.
Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).

Plnění zákonných povinností

Vedení účetnictví, archivace daňových dokladů, plnění povinností vůči orgánům veřejné správy.
Právní základ: plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR), zejména dle zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Oprávněný zájem

Vyřízení případných reklamací, řešení sporů, ochrana právních nároků a vedení interní evidence zakázek.
Právní základ: oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).

Pořízení a zpracování fotografií

Vyhotovení skupinových i individuálních snímků v rámci sjednané fotografické služby.
Právní základ: souhlas subjektu údajů resp. zákonného zástupce nezletilého, který zajišťuje příslušný klub, školka nebo tábor v rámci své činnosti (viz článek VI.).

3.2. Pixtrio s.r.o. nepoužívá osobní údaje ani fotografie pro marketingové účely vlastní propagace (např. ukázky na webu, sociálních sítích, propagačních materiálech), pokud k tomu kupující výslovně neudělil oddělený souhlas.

IV. Doba uchování osobních údajů

4.1. Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro splnění daného účelu:

• Údaje z objednávky (jméno, e-mail, obsah objednávky): po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu 4 let pro účely případných reklamací a řešení sporů.
• Účetní a daňové doklady: po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém byla zakázka realizována, v souladu se zákonem o DPH a o účetnictví.
• Fotografie ve vysokém rozlišení (RAW soubory, neupravené snímky): po dobu maximálně 12 měsíců od termínu focení pro případné doobjednávky a reklamace, poté jsou nenávratně smazány.
• Komunikace přes kontaktní formulář a e-mail: po dobu 3 let od posledního kontaktu.
• Skupinové fotografie předané subjektu (klub, školka, tábor) v elektronické podobě: jejich další uchování a použití je v gesci příslušného subjektu, který je správcem těchto údajů v rámci své vlastní činnosti.

4.2. Po uplynutí příslušné doby jsou údaje bezpečně smazány (digitální data) nebo skartovány (papírové dokumenty).

V. Zpracovatelé a předávání údajů

5.1. K naplnění uvedených účelů využíváme následující kategorie zpracovatelů, kteří jsou vázáni smluvním závazkem mlčenlivosti a povinností chránit osobní údaje v souladu s GDPR:

• Poskytovatel platební brány — zpracování plateb online,
• Tiskárny a výrobci fotoproduktů — výroba fyzických produktů,
• Doručovací služby — fyzické dodání objednávek do subjektů,
• Účetní kancelář — vedení účetnictví,
• Poskytovatel webhostingu a e-mailových služeb — provoz webu a komunikace,
• Poskytovatel kontaktního formuláře (FormSubmit) — přeposílání zpráv z webu na náš e-mail.

5.2. Pixtrio s.r.o. nepředává osobní údaje třetím stranám pro marketingové, reklamní ani jiné účely, které nesouvisejí s plněním objednané služby.

5.3. Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor.

VI. Fotografie a souhlas s pořízením podobizny

6.1. Fotografování dětí a mládeže probíhá výhradně v rámci služby objednané příslušným subjektem (sportovní klub, mateřská škola, tábor). Tento subjekt v rámci své organizační činnosti zajišťuje písemný souhlas zákonných zástupců s pořízením a zpracováním podobizny dítěte v souladu s § 84 a násl. občanského zákoníku a s GDPR.

6.2. Společnost Pixtrio s.r.o. tedy nezískává souhlas se zpracováním podobizny přímo od zákonných zástupců — vstupuje do procesu jako fotograf zajišťující službu na základě smlouvy s daným subjektem.

6.3. Fotografie jsou pořizovány a používány výhradně pro účely sjednané fotografické služby, tj.:

• výroba objednaných fyzických produktů (tištěné fotografie, kartičky, magnetky apod.),
• předání elektronické sady skupinových fotografií příslušnému subjektu (klub, školka, tábor) pro jeho vlastní potřebu.

6.4. Pixtrio s.r.o. nepoužívá fotografie pro vlastní marketingové účely, nezveřejňuje je na svých webových stránkách ani sociálních sítích, nepředává je třetím stranám pro reklamní účely. Jakékoliv další použití fotografií nad rámec uvedený výše vyžaduje samostatný souhlas zákonných zástupců.

6.5. Pokud má zákonný zástupce výhrady k pořízení nebo zpracování fotografie konkrétního dítěte, ozve se prosím přímo příslušnému subjektu (klubu, školce, táboru), který je organizátorem focení, případně nám přímo na info@pixtrio.cz.

VII. Cookies a webové stránky

7.1. Naše webové stránky používají pouze nezbytně nutné cookies a obdobné technologie, které jsou potřebné pro správné fungování webu (např. udržení informace o tom, že jste zavřeli informační banner o cookies).

7.2. Tyto nezbytně nutné cookies nevyžadují souhlas ve smyslu § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, ani podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR.

7.3. Web nepoužívá analytické cookies (Google Analytics ani jiné), reklamní cookies, ani cookies sociálních sítí. Vaše chování na webu nesledujeme.

7.4. Nastavení cookies v prohlížeči si můžete kdykoliv upravit. Návod naleznete v nápovědě vašeho prohlížeče.

VIII. Vaše práva

8.1. V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte následující práva:

Právo na přístup

Máte právo požádat o informaci, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a o kopii těchto údajů (čl. 15 GDPR).

Právo na opravu

Máte právo požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů (čl. 16 GDPR).

Právo na výmaz („právo být zapomenut")

Máte právo požádat o smazání vašich osobních údajů, pokud již nejsou potřebné pro daný účel, odvoláte souhlas nebo vznesete oprávněnou námitku (čl. 17 GDPR). Toto právo není absolutní — zákon nám může v některých případech ukládat údaje uchovávat (např. účetní doklady).

Právo na omezení zpracování

Máte právo požádat o dočasné omezení zpracování v případech stanovených GDPR (čl. 18 GDPR).

Právo na přenositelnost

Máte právo získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (čl. 20 GDPR).

Právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu správce (čl. 21 GDPR).

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

8.2. Pro uplatnění svých práv nás kontaktujte na e-mailu info@pixtrio.cz. Vaši žádost vyřídíme bezodkladně, nejpozději do jednoho měsíce. V odůvodněných případech může být lhůta prodloužena o dva měsíce, o čemž vás informujeme.

8.3. Uplatnění práv je bezplatné. V případě zjevně neopodstatněných nebo nepřiměřených žádostí (zejména opakovaných) jsme oprávněni požadovat přiměřený poplatek, případně žádost odmítnout.

IX. Bezpečnost osobních údajů

9.1. Přijali jsme přiměřená technická a organizační opatření, abychom zajistili bezpečnost vašich osobních údajů a chránili je před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením nebo zneužitím. Zejména:

• data ukládáme na zabezpečených úložištích chráněných heslem,
• komunikace s webem probíhá přes šifrované spojení (HTTPS),
• přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které je nezbytně potřebují pro plnění své práce,
• zpracovatelé jsou vázáni smluvními povinnostmi mlčenlivosti a ochrany dat,
• fotografie ve vysokém rozlišení po uplynutí doby uchování bezpečně mažeme.

9.2. V případě porušení zabezpečení osobních údajů, které představuje vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, vás budeme informovat v souladu s čl. 34 GDPR.

X. Závěrečná ustanovení

10.1. Tyto Zásady zpracování osobních údajů mohou být v případě potřeby aktualizovány. Aktuální verze je vždy dostupná na webových stránkách správce.

10.2. O podstatných změnách budeme kupující informovat e-mailem nebo prostřednictvím viditelného oznámení na webu.

10.3. Tyto Zásady nabývají účinnosti dne 1. 1. 2026.